In 4 stappen van functies naar rollen
Functiebeschrijvingen sommen op wat er van een functie verwacht wordt. Maar medewerkers vervullen in de praktijk vaak cruciale rollen die niet in de omschrijving staan. Het systeem van functiebeschrijving is star. Te star voor de huidige tijd. Vanuit Lagerweij voorspellen wij dat het tijdperk van vaste functies voorbij is. Deze tijd vraagt om meer flexibiliteit, een persoonlijkere aanpak en het stimuleren van ambitie. Het vraagt om de omslag van functies naar rollen.
Veel organisaties worstelen met de behoefte om taken en verantwoordelijkheden vast te leggen en tegelijkertijd flexibel te blijven. Hoeveel organisaties zijn er niet die voor iedere medewerker een unieke functiebeschrijving hebben? Een onbestuurbare situatie omdat elk van die functies over een halfjaar alweer is veranderd. Wendbare organisaties voelen dat vaste functies niet langer aansluiten bij de steeds sneller veranderende buitenwereld en zijn op zoek naar een flexibeler alternatief. De oplossing: rollen. Ze maken de organisatie flexibeler, persoonlijker en geven de organisatie nog steeds de mogelijkheid om een rechtvaardig beloningsbeleid te voeren. Hoe ga je van functies naar rollen in de praktijk?
1. Van functies naar rollen
De eerste stap: neem afscheid van het klassieke functiegebouw. Beschrijf en waardeer in plaats daarvan rollen. In de dynamische wereld van nu zijn rollen een stuk duurzamer, omdat zij herkenbare bijdragen aan het bedrijfsproces beschrijven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Inhoudelijke rollen (vak uitoefening)
- Sturende rollen (coach, manager of coördinator)
- Klantrollen (verkoper of serviceverlener)
- Speciale rollen (mentor, mediator of innovator)
2. De 3D-rollenmatrix
Stap twee: plaats alle rollen in een 3D-rollenmatrix. Elke cel in deze matrix vertegenwoordigt een rol. Stel de functie van iedere individuele medewerker nu samen uit een of twee basisrollen en bepaal op basis van de ambitie van de medewerker een extra of speciale rol. En laat de medewerker vervolgens op reis gaan door de 3D-rollenmatrix. Zo ontstaat een loopbaan. Die reis ziet er voor ieder individu anders uit.
De selectie van rollen verandert, afhankelijk van de omstandigheden in de organisatie en van de capaciteiten, ambities en talenten van medewerkers. Medewerkers ontwikkelen een eigen, uniek rollenportfolio. De functie van de medewerker wordt persoonlijker én sluit aan bij de werkelijkheid. Managers hoeven zich niet meer te behelpen met starre functiedefinities. Voor iedereen ontstaat een werkbare, planbare en begeleidbare route met bovendien een heldere link naar het beloningsbeleid.
Niet alleen de beschrijving van het werk maar ook de beloning moet toegespitst worden op de steeds veranderende taken en werkzaamheden en op ieders unieke persoonlijke capaciteiten, ambities, ontwikkeling en omstandigheden. Veel traditionele HR instrumenten als functiegebouw, beloningsstructuur en HR-cyclus zijn daar echter nog niet op ingericht. Op termijn is dat funest. Managers hebben onvoldoende middelen ter beschikking om individuele medewerkers te ontwikkelen en te begeleiden naar optimale prestaties. Medewerkers herkennen hun persoonlijke bijdrage niet in de functiebeschrijving en ook niet in de beoordeling en beloning die zij ontvangen.
3. De 3D-beloningsstructuur
Daarom is de volgende stap het ontwikkelen van beloningsvormen die de individuele reis van de medewerker door het flexibele functiehuis faciliteren. Handhaaf de klassieke salarisschalen per functieniveau, maar bouw meer mogelijkheden in voor variatie en uitzonderingen. Belangrijk uitgangspunt voor de vaststelling en ontwikkeling van het salaris, is de mate waarin de medewerker het rollenportfolio beheerst en zich de benodigde competenties en vaardigheden eigen heeft gemaakt. Maar in de salarisschaal is ook ruimte voor medewerkers die hun rollenportfolio uitbreiden. Daaromheen pas je de samenstelling van het beloningspakket aan. Zo richt je voor specifieke rollen specifieke vormen van variabele beloning in. Of je stelt een leaseauto of ov-jaarkaart ter beschikking. In andere gevallen mag de medewerker meer flexibel het eigen dienstrooster invullen of krijgt hij of zij tijd ter beschikking voor opleiding en scholing.
4. De 3D HR-cyclus
Als laatste richt je een HR-cyclus in die het ontwikkelen en presteren van medewerkers optimaliseert. Geen vaste jaarcyclus meer, maar een cyclus die rekening houdt met de positie en individuele reis van de medewerker door de 3D-rollenmatrix. Stilstaan dus bij de ontwikkeling van het rollenportfolio en ook hier weer bij de persoonlijke capaciteiten, ambities en omstandigheden. In de meeste organisaties volstaan zo’n 12 basisschema’s voor deze HR-cyclus. Specifieke basisschema’s voor starters in een rol, voor uitbreiding met nieuwe rollen, voor promotie naar een hoger rolniveau, voor stagnerende ontwikkeling, voor snelle ontwikkeling, etcetera. Leuker en effectiever, voor medewerker en leidinggevende.
Klaar voor de toekomst
Wendbaarheid is de grote uitdaging van organisaties van nu. En dat geldt zeker ook voor het boeien en binden van schaars talent. Met de 3D-rollenmatrix beschikt jouw organisatie over een gedegen en goed onderbouwd instrumentarium waarmee medewerkers flexibel kunnen worden ingezet en passend worden beloond. En de medewerkers kunnen een route kiezen die past bij hun eigen capaciteiten, ambities en omstandigheden. Een klassieke win-win situatie. Jouw organisatie is klaar voor de toekomst van mensenwerk!
Verder lezen?
Lees dan hier onze nieuwste whitepaper! Hierin gaan de adviseurs van Lagerweij dieper in op de toekomst van mensenwerk: met achtergronden, trends en praktische voorbeelden en tips.
