Hoe voer je de principes van Outputsturing door in de organisatie?

Inleiding

De provincie Friesland werkt met ruim 750 collega’s aan het bouwen van een mooie woon-, werk- en leefomgeving. De provincie zorgt er onder andere voor dat onze wegen begaanbaar blijven en dat iedereen kan genieten van de Friese natuur. Ook wordt ondernemers kansen geboden en spant de provincie zich ervoor in dat de Friese identiteit en cultuur behouden blijven.

Vanuit provincie Friesland was er in het voorjaar van 2019 de behoefte om zich verder te bekwamen in Outputsturing, een equivalent van resultaatgericht werken.

Vraag

De vraag aan Lagerweij was om, vanuit haar volle dochter de OutputAcademy, een traject te ontwerpen waarmee de principes van Outputsturing doorgevoerd konden worden in de organisatie.

Doelstelling

Met dit programma wilde de provincie Friesland bereiken dat het opdrachtgeverschap in de organisatie wordt verbeterd en dat de organisatiedoelen worden gerealiseerd.

Aanpak

Allereerst werd er een startbijeenkomst georganiseerd. De doelstellingen van de startbijeenkomst luidden als volgt:

• De deelnemers zijn zich bewust van het Outputmanagement model, deelnemers begrijpen het model en de toepassingsmogelijkheden binnen de professionele context;
• De deelnemers zijn zich bewust van wat zij, hun afdeling en de organisatie nodig hebben om het gedachtegoed in de praktijk toe te passen;
• De deelnemers hebben na afloop van de bijeenkomst gewerkt met eigen casuïstiek.

Het programma van de startbijeenkomst bevatte verschillende werkvormen. Er werd gestart met de theorie, waarop het oefenen met voorbeelden en een groepsopdracht volgde. Vervolgens werd stilgestaan bij wat Outputmanagement betekent binnen de Provincie Friesland. Door hier de tijd voor te nemen werd ervoor gezorgd dat er direct een lijn met de praktijk ontstond en er ook praktische handvatten konden worden gegeven, toegespitst op wat er binnen de organisatie speelde.

In het tweede deel van het programma werd aandacht besteed aan Outputsturing in de werkomgeving van de deelnemers. Hoe ziet dit er in het dagelijkse werk uit? Voorafgaand kregen zij de opdracht om eigen casuïstiek mee te nemen naar de training, zodat zij daar direct mee aan de slag konden gaan. Tot slot kregen deelnemers de ruimte om een eigen advies aan de organisatie te geven. Daarnaast werd met de gehele groep besproken wat de meerwaarde zou zijn van het toepassen van Outputsturing in Provincie Friesland, door antwoord te geven op de vraag ‘welk probleem lossen wij hiermee op?’.

Naast de opdracht om eigen casuïstiek mee te nemen naar de training, was een andere huiswerkopdracht om het boek ‘Leidinggeven zonder Cijfers’ – geschreven door één van de trainers – te lezen. Het doel hiervan was dat alle deelnemers voorafgaand aan de training al kennis hadden gemaakt met het gedachtegoed van Outputsturing, waardoor de groep direct de diepte in kon tijdens de training.

Na de startbijeenkomst volgde er een reeks aan trainingen die aansloot op de startbijeenkomst en op de verdere behoeften van de deelnemers. Door middel van een inspiratiesessie met onder andere de opdrachtgevers van Provincie Friesland, is besloten om vier interventielijnen in te zetten:

1. Betrekken bestuurders: ervoor zorgen dat de methode Outputsturing leidend werd in het onderhandelingsproces.
2. Ontwikkelgerichtheid management: het management leert de methode eigen maken en toe te passen. Een intervisietraject is ingezet om casuïstiek uit de praktijk te behandelen. Daarnaast zijn 5 tot 10 medewerkers van Provincie Friesland opgeleid als trainer ter kwaliteitsborging en certificering.
3. Verandertraject bedrijfsvoering: een traject dat nog apart van het al bestaande ontwikkeltraject is ontworpen en ingezet. Dit keer niet alleen voor het management, maar juist breed in de organisatie voor verschillende afdelingen.
4. Betrekken medewerkers: de medewerkers zijn uitgenodigd voor een masterclass, waarin hun rol in het proces werd verhelderd. Vanaf dat moment werden zij uitgedaagd om criteria te vragen aan het management, maar ook om het werken aan de oplossing als hun eigen verantwoordelijkheid te zien en ‘te claimen’. Er werden na de masterclass ook nog intervisies voor de medewerkers georganiseerd.

Typerend voor de werkwijze van Lagerweij

Berend Tirion (Concernstrateeg) organisator én deelnemer van het Outpusturingstraject binnen provincie Friesland geeft aan: ‘Wat mij is opgevallen tijdens de cursussen is de goede opbouw en de wijze waarop managers langzaam steeds verder worden uitgedaagd om hun eigen rol tegen het licht te houden. Dit kan best confronterend zijn maar dit wordt op een gedoseerde en integere manier gebracht met de nodig humor. Ook de wisselwerking tussen Han Looten en Filip Grisar was mooi om te zien. Hier sprak ook ervaring uit. We hebben ongeveer 65 mensen getraind en slechts in één geval was er duidelijk weerstand tegen de inhoud’.

‘Wat we hebben geleerd zingt nog steeds na in de organisatie, we proberen er nu zelf invulling aan te geven. Dat gaat met vallen en opstaan en wordt nu vooral in de praktijk gebracht door degenen die ervoor open staan. Onze programmamanager organisatieontwikkeling gaat het ook gebruiken voor de verdere invulling van zijn trajecten’.

‘Voor mijzelf geldt dat ik me veel meer ben gaan richten op wat ik gedaan wil krijgen en veel minder met hoe dat gebeurt, ik laat dus meer bij de mensen zelf waardoor die ook meer in hun kracht kunnen komen’.

Resultaat

Alle collegeplannen zijn in output geformuleerd waardoor de feedback per beleidsissue groter is. De toegevoegde waarde aan burgers, politiek en professionaliteit is zichtbaar en meetbaar geworden en er is ook een lange periode voor uitgetrokken, namelijk de zittingsperiode van 4 jaar. De aanpak had nog meer impact kunnen hebben als ook de politiek en het bestuur in de methodiek betrokken waren geweest.